Оптимизация процессов

В жизни многих организаций наступает момент, когда руководитель больше не может лично контролировать все важные процессы. Еще недавно собственник знал каждого сотрудника по имени и находил время для беседы и помощи, а сегодня у него полный офис незнакомых людей, которые чем-то заняты. Сигналы того, что вашей компании может помочь оптимизация процессов:

  • «не понятно, чем они все заняты»;
  • «одна и та же элементарная вещь везде делается по-разному»;
  • «ощущение, что все время тушим пожар»;
  • «ощущение беспорядка в компании».

Мы предлагаем внедрение стандартизированных процессов, описанных на основе лучших практик, а также живую, «самоходную» систему создания, распространения и контроля стандартов – систему, которая сможет в дальнейшем поддерживаться и развиваться силами сотрудников заказчика, без нашего участия.

Какую проблему решаем?

Отсутствие единой, контролируемой системы процессов:

  • Перегруженность одних отделов при недозагруженности других.
  • До половины текущих задач выносится на решение высшего руководства.
  • Увеличение количества сотрудников не соответствует увеличению эффективности работы.
  • Каждый отдел (или филиал) работает по собственным правилам.
  • Нет описанных процессов, или процессы описаны не системно.
  • Нет системы распространения стандартов (сотрудники не знают о существовании стандартов).
  • Нет системы контроля исполнения поручений и стандартов.

Описание технологии

  1. Подготовка проекта, коммуникации, создание атмосферы доверия:
    1. Поддержка проекта со стороны руководства:
      1. Руководство разделяет значимость и важность оптимизации процессов
      2. Цели проекта озвучены и согласованы
      3. Руководство готово внедрять в корпоративную культуру принципы работы по стандартам
    2. Выставление приоритетов, в соответствии со стратегией компании:
      1. Какие процессы требуют неотложной оптимизации, а какие менее срочны.
      2. Какие принципы следует использовать в качестве критериев при оптимизации процессов
  2. Исправление неэффективных процессов, доведение их до требуемой степени совершенства:
    1. Сбор первичной информации: проведение интервью, изучение организационных документов
    2. Анализ процессов и первые результаты:
      1. Структура процессов (какие процессы есть, как они связаны друг с другом)
      2. Матрица ответственности (кто за что отвечает)
      3. Описание процесса как есть (динамика процесса)
      4. Нахождение лучших практик выполнения процесса
      5. Предложения по оптимизации
    3. Договориться со всеми участниками, каким должен быть процесс – фасилитация (способ достижения согласия коммуникативными средствами)
  3. Создание стандартов процессов:
    1. Написание удобных и понятных регламентных документов, стандартов
    2. Утверждение и регистрация документов
  4. Доведение стандарта до сотрудников:
    1. Информирование о стандартах всех заинтересованных лиц
    2. Разъяснения и проведение обучения
  5. Контроль исполнения:
    1. Аудит выполнения процесса
    2. Выявление и анализ отклонений
    3. Корректировка и обновление стандарта

В процессе работы мы передаем технологию описания процессов, а также технологию распространения и контроля стандартов представителю заказчика, чтобы в дальнейшем система могла работать без внешних исполнителей.

Результат

  • Эффективные процессы, работающие на стратегию компании;
  • Оптимизированы ресурсы процесса, нагрузка распределена между сотрудниками;
  • Участие высшего руководства в текущих процессах снижено до минимума (высшее руководство привлекается к решению текущих задач только в случае форс-мажора);
  • Процессы имеют измеримые показатели и способы контроля этих показателей;
  • Наличие системы стандартов, основанной на лучших практиках и реальных нуждах бизнеса;
  • Сотрудники компании знают стандарты своей работы;
  • Один или несколько (в зависимости от масштаба компании) представителей заказчика владеют технологией совершенствования процессов, а также написания, распространения и контроля исполнения стандартов;
  • Есть система контроля исполнения стандартов и поручений. При необходимости мотивация сотрудников связана со своевременным исполнением поручений и исполнением стандартов своей должности;
  • Система работает самостоятельно – без внешних консультантов.

Наши преимущества

  • Мы с уважением относимся к имеющимся правилам и ценностям компании заказчика. Поэтому процессы и системы создаются именно для вашей компании, с учетом ее корпоративной культуры.
  • Создавая стандарты, мы не забываем о людях, которые будут по ним работать – наши документы пишутся хорошим русским языком, имеют систему ссылок друг на друга, а также все необходимые для работы бланки и примеры в приложениях.
  • Мы несем ответственность за результат своей работы – если к моменту окончания проекта система все еще не может работать без нашей помощи, дальнейшую ее поддержку мы осуществляем бесплатно.